Оплата проживания в гостинице в командировке банковской картой

Оплата проживания в гостинице в командировке

— В вашей ситуации туроператор оказывает посреднические услуги по организации проживания работника. Поэтому для отнесения затрат на проживание на «прибыльные» расходы нужно, чтобы документы, выданные посредником, позволяли идентифицировать саму предоставленную услугу (проживание), фамилию проживающего, период проживания в гостинице, а также факт оплаты стоимости проживания командированным лицом.

Факт оплаты через интернет можно подтвердить банковской выпиской операций по карте, с которой были списаны деньги за проживание.

Однако следует помнить, что расходы по проживанию в гостинице командированного работника учитываются при налогообложении прибыли при условии их документального подтверждения (пп. 12 п. 1 ст. 264, п.1 ст. 252 НК РФ). Причем для этих целей могут применяться документы, оформленные в электронном виде, только если они подписаны электронной подписью (ч. 5 ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, п. 1 ст. 11, ст. 313 НК РФ). Распечатанные с интернет-сайта документы посредника могут косвенно подтверждать произведенные работником расходы, но без «живой» подписи не являются первичными документами, которые обеспечивают должное документальное обоснование расходов для целей налогообложения прибыли. Поэтому вы можете попросить работника обратиться к туроператору за копиями соответствующих документов, заверенных надлежащим образом.

Заметим также, что, по мнению налоговиков (п.2 Письма УФНС по г. Москве от 26.08.2014 N 16-15/084374), если сотрудник после возвращения из командировки не представил счет из гостиницы, расходы на проживание могут быть учтены при расчете налога на прибыль в размере фактических затрат при наличии следующих документов:

(и) справки из гостиницы с подтверждением, что командированный сотрудник проживал в ней, а также периода проживания и стоимости;

(и) иных документов, устанавливающих период нахождения сотрудника в командировке в месте, где расположена гостиница.

Как подтвердить командировочные расходы, оплаченные банковской картой?

Как известно, затраты на командировки можно учитывать в расходах на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса при условии, что они документально подтверждены и экономически обоснованы. Документальным подтверждением командировочных расходов является авансовый отчет работника об израсходованных в командировке суммах. К авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие расходы (п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749). Какие документы должны быть в наличии, если работник оплатил проживание в гостинице не наличными, а своей банковской картой?

Отвечая на этот вопрос, чиновники ссылаются на Положение об эмиссии платежных карт, утв. ЦБ РФ 24.12.04 № 266-П. В пункте 3.1 Положения сказано следующее. При совершении операции с использованием платежной карты составляется документ на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Он является основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и подтверждает их совершение. Документом на бумажном носителе может быть слип, квитанция электронного терминала и другие аналогичные документы, свидетельствующие о факте совершения операции, уточняют в Минфине. Далее авторы письма делают следующий вывод. Чтобы подтвердить факт расходов, оплаченных в командировке банковской картой, работник должен приложить к авансовому отчету вышеназванные документы, подтверждающие совершение операции по карте.

Напомним, что похожие разъяснения содержатся в письме Минфина от 06.04.15 № 03-03-06/2/19106. В этом письме чиновники дополнительно отметили, что в квитанции электронного терминала должна быть указана фамилия держателя банковской карты.

Такая же позиция выражена в письме ФНС от 22.06.11 № ЕД-4-3/9876. Причем налоговики считают, что затраты на командировки можно признать даже в том случае, если деньги списаны с банковской карты иного лица. Но в этом случае необходимо подтвердить, что командированный сотрудник возместил такому лицу понесенные затраты. Например, это может быть расписка о возврате средств.

Какими документами можно подтвердить оплату проживания в командировке

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

Сотрудник вернулся с командировки и предоставил в подтверждение проживания в гостинице:- счет на оплату (печать гостиницы отсутствует)- чек ККМ- чек банковского терминала (сотрудник оплатил проживание банковской картой). В данном чеке не прописана фамилия держателя карты. Достаточно ли таких документов для подтверждения расходов? Нужна ли банковская выписка, заверенная печатью, для подтверждения расходов по банковской карте?

Ответ

Нет, не достаточно.

Если сотрудник оплатил проживание банковской картой, оплату проживания подтвердит счет или квитанция, выданная гостиницей и оформленная в соответствии с требованиями Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359 (представлены в рекомендации № 2 в полном ответе). В дополнение к этому документу нужно приложить выписку по счету банковской карты.

Специально для посетителей сайта мы открыли вип-доступ к журналу «Зарплата». Активируйте доступ, чтобы читать статьи.

1.Из рекомендации
Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как возместить расходы на наем жилья во время командировки

Документальное подтверждение расходов

Если гостиница применяет ККТ, подтверждающими документами будут кассовый чек с квитанцией к приходному кассовому ордеру. Гостиницы, которые не применяют ККТ, выдают клиентам бланки строгой отчетности.

Ситуация: можно ли расходы по найму жилого помещения в командировке подтвердить только счетами из гостиниц, не представляя кассовых чеков

При условии, что счет составлен в соответствии с требованиями Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. То есть является бланком строгой отчетности.

Организации, оказывающие услуги населению, могут проводить наличные денежные расчеты без применения ККТ, но при условии выдачи бланков строгой отчетности (п. 2 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Организациям и предпринимателям, которые оказывают услуги населению, разрешается использовать самостоятельно разработанные бланки строгой отчетности (информационное письмо Минфина России от 22 августа 2008 г.).

При этом допускается использовать только такие бланки, которые соответствуют требованиям Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.

В частности, бланки строгой отчетности должны быть изготовлены типографским способом (с использованием автоматизированных систем) и содержать ряд обязательных реквизитов (п. 3, 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Если бланк составлен с нарушением требований Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359, такой документ не может служить основанием для документального подтверждения расходов.

Таким образом, расходы по найму жилого помещения в командировке можно подтвердить счетами из гостиниц (бланками строгой отчетности), не представляя кассовых чеков. Такой вывод следует из пункта 7Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Внимание: счет формы 3-Г не подтверждает расходы на наем жилого помещения в командировке. Связано это с тем, что форма 3-Г не является бланком строгой отчетности. Ее запрещено применять с 1 декабря 2008 года (письма Минфина России от 7 августа 2009 г. № 03-01-15/8-400, от 9 июня 2009 г. № 03-01-15/6-291).

Ситуация: какими документами можно подтвердить оплату проживания в командировке, если сотрудник оплатил услуги гостиницы корпоративной картой через Интернет

При оплате услуг гостиницы с помощью банковской карты необходимы документы:

  • подтверждающие использование карты сотрудником (слипы электронных терминалов, квитанции банкоматов, выписка по счету корпоративной карты, предоставленная кредитным учреждением);
  • свидетельствующие об оплате услуг гостиницы и о получении ею денег (кассовый чек или иной документ, подтверждающий произведенную оплату, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности).

В рассматриваемой ситуации у сотрудника не будет слипов электронных терминалов или квитанции банкомата, поскольку оплата производится через Интернет. Поэтому запросите у банка выписку по счету корпоративной карты.

При оплате проживания через Интернет гостиница не сможет предоставить сотруднику кассовый чек. Вместо него она вправе выдать сотруднику бланк строгой отчетности (счет или квитанцию) (п. 2 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ).

При этом допускается использовать только такие бланки, которые соответствуют требованиям Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. В частности, бланки строгой отчетности должны быть изготовлены типографским способом (с использованием автоматизированных систем) и содержать ряд обязательных реквизитов (п. 3, 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Если бланк составлен с нарушением требований Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359, такой документ не подтверждает расходы.

Таким образом, в рассматриваемой ситуации оплату проживания подтвердит счет или квитанция, выданная гостиницей и оформленная в соответствии с требованиями Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. В дополнение к этому документу нужно приложить выписку по счету корпоративной карты.*

2. Из рекомендации

Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга

В каких случаях можно использовать бланки строгой отчетности при расчетах наличными

Вместо ККТ при оказании платных услуг населению организация может применять бланки строгой отчетности (БСО) (п. 2 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ).

Перечень услуг в ОКУН открытый, так как некоторые услуги отнесены к прочим. Поэтому, если услуги прямо не поименованы в ОКУН, но относятся к услугам, оказываемым населению, организация может применять БСО. Например, услуга по лечению при проживании в пансионатах в ОКУН не поименована, но может быть отнесена к прочим санаторно-оздоровительным услугам. И следовательно, при ее оказании можно использовать БСО. За разъяснениями об отнесении того или иного вида деятельности к услугам, оказываемым населению, можно обратиться в территориальное отделение Росстандарта. Такие выводы следуют из писем Минфина России от 21 октября 2013 г. № 03-11-11/43794 и от 8 октября 2012 г. № 03-01-15/8-213(доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 24 октября 2012 г. № АС-4-2/18034), ФНС России от 7 марта 2014 г. № ЕД-4-2/4329.

Бланки строгой отчетности должны содержать следующие обязательные реквизиты:*

  • наименование документа, шестизначный номер и серия;
  • наименование организации и ее организационно-правовая форма;
  • местонахождение постоянно действующего исполнительного органа организации (в случае его отсутствия иного уполномоченного лица, имеющего право действовать от имени организации без доверенности);
  • ИНН, присвоенный организации;
  • вид услуги;
  • стоимость услуги в денежном выражении;
  • размер оплаты наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты;
  • дата расчетов и составления документа;
  • должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации;
  • иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги, и которыми организация вправе дополнить документ.

Учет командировочных расходов, оплаченных банковской картой работника

Если оплата билетов командированного работника производятся с банковской карты уполномоченного банком лица и это подтверждено первичными документами (билетами и счетом из гостиницы), то оснований считать, что расходы понесены не командированным лицом, не имеется.

Не вызывает сомнений, что сумма компенсации командировочных расходов должна учитываться в расходах, принимаемых в целях исчисления налога на прибыль. Об этом прямо говорится в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ, который причисляет их к числу прочих расходов. Однако у налогоплательщиков возникают вопросы по поводу данной категории расходов в тех случаях, когда их оплата производится не наличными, а с использованием банковских карт. Комментируемое письмо является очередным разъяснением чиновников по данной ситуации.

Отправная точка – Трудовой кодекс РФ

Трудовой кодекс РФ (далее — ТК РФ) регулирует не только вопросы оплаты труда, но и порядок возмещения работникам расходов в связи со служебными командировками. Статья 168 Трудового кодекса РФ гласит, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Кроме того, во исполнение данной статьи Трудового кодекса РФ постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 № 749 утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, согласно пункту 11 которого работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации. Из вышеизложенного финансисты делают вывод, что работодатель обязан в установленном порядке возместить произведенные работником затраты, связанные со служебной командировкой.

Налоговый кодекс РФ – главное факт оплаты уполномоченным лицом

Как нами уже было отмечено, в целях налогообложения прибыли расходы на командировки работников организации, на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ, учитываются в составе прочих расходов. Однако эти расходы, как и все остальные, должны отвечать критериям пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. В частности, они должны быть экономически обоснованы, подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Как документально подтвердить командировочные расходы в рассматриваемой нами ситуации Налоговый кодекс РФ прямо не говорит. Поэтому финансисты, рассматривая данный конкретный вопрос, исходят из общих принципов документальной подтвержденности расходов. В частности, они указывают, что документальным подтверждением командировочных расходов в целях налогообложения прибыли будет являться авансовый отчет работника с приложенными к нему надлежащим образом оформленными оправдательными документами, в частности, авиа- или железнодорожными билетами, счетом из гостиницы и т.д. Кроме того, из прилагаемых документов должно быть видно, что затраты на проезд, проживание и т.д. понес именно командированный работник. Это является одним из условий возмещения работодателем командировочных расходов работнику организации. Если такие затраты осуществлены командированным работником с использованием его личной банковской карты, то в этом случае к авансовому отчету нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты уполномоченного работника, квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и др., в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты.

. документальным подтверждением командировочных расходов в целях налогообложения прибыли будет являться авансовый отчет работника с приложенными к нему надлежащим образом оформленными оправдательными документами, в частности, авиа- или железнодорожными билетами, счетом из гостиницы и т.д.

В итоге Минфин России делает вполне закономерный вывод, что если оплата проездных документов (билетов) и бронирование гостиницы командированного работника производятся с банковской карты уполномоченного банком лица (читаем — командированного работника) и это подтверждено приложенными к авансовому отчету первичными документами (билетами и счетом из гостиницы), то оснований считать, что расходы понесены не командированным лицом, не имеется. Поэтому финансисты не возражают против учета данных расходов в целях налогообложения прибыли при соблюдении критериев, установленных пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

Читаем шире

Читая письмо буквально, можно обратить внимание, что описывая ситуацию, финансисты говорят не об оплате картой командированного лица, а об оплате картой уполномоченного банком (читаем – налогоплательщиком работодателем командировавшим работника) лица. В данном случае можно предположить, что речь идет о том, что расходы по проезду и бронированию гостиницы осуществлены не работником отправляющимся в командировку, а иным специально уполномоченным для этого работодателем лицом (например, работник хозяйственного управления или отдела кадров). В этом случае квалификация самих расходов для целей налогообложения как командировочных никак не меняется. Меняется только лицо их фактически осуществившее (оплатившее). Такое уполномоченное лицо, оплатив предстоящие командировочные расходы другого работника организации, со своего личного карточного счета имеет полное право получить их возмещение от работодателя по самостоятельному авансовому отчету приложив к нему документы подтверждающие бронирование и оплату проезда и оригиналы всех документов, связанных с использованием своей банковской карты. Сам же командировочный работник получит от организации оригиналы (копии) уже оплаченных проездных и гостиничных документов. После возвращения он приложит их к своему авансовому отчету. Естественно он уже не сможет претендовать на их возмещения, так как они уже были оплачены ранее, но его авансовый отчет позволит работодателю на вполне законных основаниях учесть такие затраты в составе командировочных расходов.

Аудитор С.М. Рюмин, для журнала «Нормативные акты для бухгалтера»

Помогайте вашему бизнесу развиваться

Бесценный опыт решения актуальных задач, ответы на сложные вопросы, специально отобранная свежая информация в прессе для бухгалтеров и управленцев. Выберите из нашего каталога >>

Использование пластиковых карт в командировках

Использование пластиковых карт в командировках все более популярное явление. Это удобно и практично. Мы выяснили насколько правомерно использование пластиковых карт в командировках.

В процессе оформления командировок, а также на стадии списания командировочных расходов у бухгалтера возникает множество вопросов. На первый взгляд все просто. Руководствоваться при направлении работника в командировку следует статьей 166 ТК РФ, а также Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). При этом следует помнить, что в соответствии со статьей 252 НК РФ расходы организации уменьшают налогооблагаемую прибыль лишь тогда, когда они направлены на получение доходов, экономически обоснованны и документально подтверждены. Размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Для оформления командировок предназначен ряд унифицированных документов, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.

В настоящее время большое распространение получили корпоративные пластиковые карты, которые являются собственностью организации, вернее, привязаны именно к расчетному счету компании. Договор с банком заключает организация (клиент), а держателем карты является физическое лицо, выступающее в роли уполномоченного представителя фирмы. Все это вытекает из норм «Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт» (утв. ЦБ РФ 24 декабря 2004 г. № 266-П).

Всё по правилам

Итак, пунктом 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки предусмотрено, что работнику выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Аванс может быть выдан как наличными денежными средствами, так и путем выдачи корпоративной карты (п. 2.5 Положения об эмиссии банковских карт).

После возвращения из командировки работник обязан отчитаться о произведенных расходах путем представления в бухгалтерию организации авансового отчета с приложением всех документов, подтверждающих эти расходы.

Соответственно, корпоративная банковская карточка является эквивалентом выдачи работнику денежного аванса, с той лишь разницей, что размер аванса может быть неограниченным – именно в этом и есть одно из преимуществ использования при расчетах с подотчетными лицами корпоративных карт. «Пластик» привязан к счету, который легко пополнить в случае необходимости; карта позволяет сохранить средства при транспортировке, она удобна в расчетах.

Поскольку подотчетное лицо – это конкретный человек, а большинство документов для оформления командировки персонифицированы, то ответ на вопрос, может ли держатель карты оплатить счета гостиницы и билеты за всех, очевиден. Кто аванс получил, тот его и тратит, а также отчитывается о направлении расходования средств. Ведь пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40, запрещается передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому.

Если все таки держатель карты оплатит расходы другого лица, отчитываться о произведенных расходах будет первый, а второму придется передать коллеге сумму наличными, поскольку принцип: «получил под отчет – отчитайся» – никто не отменял.

Групповой счет гостиницы нарушает правила предоставления гостиничных услуг, а приложение документа, выписанного на другое лицо, нарушает порядок ведения кассовых операций

Ранее «Положение о порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт и осуществления расчетов по операциям, совершаемым с их использованием» (утв. ЦБ РФ от 9 апреля 1998 г. № 23-П) устанавливало, что средства, списанные со счета юридического лица в результате совершения ряда операций, считаются выданными юридическим лицом под отчет держателю корпоративной карты. На сегодняшний день Положение не содержит такой нормы, однако в соответствии с пунктом 1.4 Положения банковская карта признается видом платежной карты и является инструментом безналичных расчетов, предназначенным для совершения физическими лицами, в том числе уполномоченными юридическими лицами, операций с денежными средствами, находящимися у эмитента, в соответствии с законодательством Российской Федерации и договором с эмитентом.

Повторюсь: расходы производит именно физическое лицо, выступающее представителем предприятия, а значит, являющееся подотчетным лицом.

Платить или не платить?

Нит никакого криминала в том, чтобы счета гостиницы и проездные билеты приобретались за счет средств корпоративной карточки. Например, гражданин Иванов назначен держателем карты – именно он получил ее накануне отъезда в командировку. Группа командированных состоит из трех человек. Иванов оплатил с карточного счета компании расходы на проживание в гостинице и расходы на проезд троих человек. Приказ о направлении работников в командировку издан по форме № Т-9а (постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). В приказе указано, что источником финансирования являются средства организации, аккумулируемые на специальном карточном счете, и указан их лимит. В приказе руководителя о возмещении сотрудникам командировочных расходов, кроме лимитов расходования средств на проезд и аренду жилья, предусмотрена возможность компенсации данных расходов с использованием корпоративной пластиковой карты.

Девятым арбитражным апелляционным судом указано на возможность приложения к авансовому отчету оправдательного документа, выписанного на другое лицо, при условии, что денежные средства фактически использованы на нужды работодателя (постановление от 8 октября 2007 г. № 09АП-12853/2007-АК). Судом отмечено, что нарушение положений пункта 11 Порядка ведения кассовых операций не является основанием для признания сумм, полученных под отчет, доходом работника и удержания НДФЛ.

При направлении в командировку группы сотрудников каждый может получить корпоративную банковскую карту, открытую к одному специальному карточному счету организации, и производить все расходы за себя лично, а также отчитываться по возвращении из командировки без нарушений действующего законодательства. В магазинах, гостиницах и т. п. сотрудник организации получит документы, свидетельствующие о расходах, произведенных по корпоративной карте, оформленной на его имя. Таким документами являются счета за проживание в гостинице, билеты на проезд, квитанции, чеки, накладные и т. д. К ним должны быть приложены оригиналы слипов, квитанции электронных терминалов и банкоматов. Все эти документы сотрудник компании представит в бухгалтерию предприятия вместе с авансовым отчетом.

Требования к счету гостиницы установлены постановлением правительства РФ от 25 апреля 1997 г. № 490 «Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации». При оформлении проживания в гостинице исполнитель выдает квитанцию (талон) или иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание услуг, который должен содержать:

– наименование исполнителя (для индивидуальных предпринимателей – фамилию, имя, отчество, сведения о государственной регистрации);

– фамилию, имя, отчество потребителя;

– сведения о предоставляемом номере (месте в номере);

– цену номера (места в номере);

– другие необходимые данные по усмотрению исполнителя.

Обратите внимание: групповой счет гостиницы нарушает правила предоставления гостиничных услуг, а приложение (как подтверждения расходов на командировку) документа, выписанного на другое лицо, нарушает порядок ведения кассовых операций.

Выход один: на каждого командированного оформлять отдельную корпоративную карту или воспользоваться старым порядком и выдавать работникам, не являющимся держателями корпоративных карт, денежный аванс на командировочные расходы из кассы организации. Это позволит избежать возможных споров с налоговыми органами.

Тамара Судараева, старший финансовый консультант юридической компании «Налоговик»

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: