Проводки по работе с банковскими картами в казенном учреждении

На кассира бюджетного учреждения казначейством открыта именная банковская корпоративная карта. Необходимо ли приходовать в кассу учреждения денежные средства, полученные кассиром по данной карте для выдачи подотчетным лицам? Какие при этом следует оформить бухгалтерские документы и сформировать проводки?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Денежные средства, полученные кассиром по именной корпоративной карте для последующей выдачи подотчетным лицам, следует оприходовать в кассу учреждения в установленном порядке с оформлением Приходного кассового ордера (форма 0310001), выдача денежных средств сотрудникам под отчет производится в соответствии с общими требованиями ведения кассовых операций.

Обоснование вывода:
Порядок осуществления операций по обеспечению организаций госсектора денежными средствами с использованием банковских карт установлен Правилами, утвержденными приказом Федерального казначейства от 30.06.2014 N 10н (далее — Правила), в целях реализации полномочий, предусмотренных ст. 241.1 БК РФ.
В настоящее время банковские карты, оформляемые через казначейские органы, могут использоваться:
— для расчетов с подотчетными лицами, осуществляющими в интересах госучреждения хозяйственные и иные аналогичные расходы;
— в целях обеспечения денежными средствами сотрудников, направляемых в командировки;
— для получения кассиром наличных денежных средств. Использование таких средств осуществляется в общеустановленном порядке, в том числе для выдачи подотчетным лицам, не имеющим корпоративных карт.
В соответствии с требованиями Правил в целях перечисления денежных средств на банковские карты сотрудников, наделенных полномочиями по осуществлению операций с использованием карт, госучреждение оформляет Заявку на получение денежных средств, перечисляемых на карту (код формы по КФД 0531243), и представляет ее в орган казначейства. На основании этой Заявки денежные средства перечисляются на специальный банковский счет казначейства (N 40116), открытый в соответствующей кредитной организации.
Информацию по движению средств на картах сотрудников госучреждение получает из Сведений об операциях, совершаемых с использованием карт (код формы по КФД 0531246). Данные сведения оформляются на основании информации, предоставляемой кредитной организацией, и включают в себя данные по:
— первоначальному зачислению сумм на карты;
— списанию средств с карт в связи со снятием наличных или безналичными операциями;
— возврату остатков средств на карты.
Отметим, что в случае снятия кассиром наличных в банкомате для последующей их выдачи сотрудникам учреждения кассир выступает не в качестве подотчетного лица. Он лишь уполномочен (как держатель карты) получать наличные в кассу, как если бы он получал их в банке. Соответственно, оприходовав в кассу в установленном порядке с оформлением Приходного кассового ордера (форма 0310001) полученные с использованием банковской карты наличные денежные средства, кассир выдает их сотрудникам в соответствии с требованиями ведения кассовых операций.
В соответствии с п. 230 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее — Инструкция N 157н), во всех случаях движения наличных денежных средств (получения, внесения) между лицевыми счетами, открытыми в органе Федерального казначейства (финансовом органе), и кассой, независимо от того, совершается движение денежных средств между лицевым счетом и кассой учреждения в один операционный день или в разные, учреждению следует отражать в учете такие операции с использованием счета 210 03 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам».
Порядок отражения в учете операций по поступлению в кассу бюджетного учреждения наличных денежных средств, полученных с использованием банковской карты, регламентирован положениями абзаца 15 п. 84 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н (далее — Инструкция N 174н).
Согласно положениям п.п. 365 и 367 Инструкции N 157н забалансовые счета 17 «Поступления денежных средств на счета учреждения» и 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения» открываются к соответствующим группировочным счетам счета 201 00 «Денежные средства учреждения», предназначенным для учета операций по движению денежных средств учреждения, а также к счету 210 03 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам».
Соответственно, увеличение или уменьшение на забалансовых счетах 17 и 18 отражается одновременно с отражением соответствующих операций по счетам 201 00 и 210 03.
Требование о ведении аналитического учета по забалансовым счетам 17 и 18 в разрезе счетов (лицевых счетов) учреждения и по видам выплат средств бюджета и видам поступлений установлено п.п. 366 и 368 Инструкции N 157н и п.п. 42-44 Инструкции N 33н.
С учетом положений Инструкций NN 157н и 174н рассматриваемая ситуация может быть отражена в учете бюджетного учреждения с применением следующих бухгалтерских записей:
1. Дебет 0 210 03 560 (забалансовый счет 17 (КОСГУ 510)) Кредит 0 201 11 610 (забалансовый счет 18 (код 610 КОСГУ))
— на основании Заявки (форма 0531243), представленной учреждением, денежные средства списаны с лицевого счета в целях зачисления на банковскую карту, выданную кассиру;
2. Дебет 0 201 34 510 (забалансовый счет 17 (КОСГУ 510)) Кредит 0 210 03 660 (забалансовый счет 18 (код 610 КОСГУ))
— денежные средства получены кассиром с использованием банковской карты и оприходованы в кассу (на основании Приходного кассового ордера (форма 0310001), Сведений (форма 0531246) и чека банкомата, полученного при снятии наличных);
3. Дебет 0 208 00 560 Кредит 0 201 34 610 (забалансовый счет 18 (соответствующий расходный код КОСГУ))
— на основании Расходного кассового ордера (форма 0310002) отражена выдача денежных средств из кассы учреждения подотчетным лицам.

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:
— Энциклопедия решений. Порядок осуществления расчетов с использованием банковских карт, оформляемых госучреждением через орган казначейства;
— Энциклопедия решений. Обеспечение госучреждения наличными деньгами с использованием банковских карт;
— Энциклопедия решений. Кассовые и иные документы, оформляемые при ведении кассовых операций;
— Энциклопедия решений. Выдача наличных денег под отчет и на иные цели.
— Энциклопедия решений. Расчеты госучреждения с финансовым органом по наличным денежным средствам. Счет 210 03;
— Энциклопедия решений. Денежные средства госучреждения в пути. Счет 201 03.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Киреева Анна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Миллиард Мария

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Учет расчетов банковскими картами, открытыми к счету 40116

С 1 января 2015 года согласно приказу Минфина России от 17.09.2014 № 97н вступил в силу приказ Казначейства России от 30.06.2014 № 10н «Об утверждении Правил обеспечения наличными денежными средствами организаций, лицевые счета которых открыты в территориальных органах Федерального казначейства, финансовых органах субъектов Российской Федерации (муниципальных образований)», далее — Правила № 10н.

В соответствии с пунктом 3 Правил № 10н обеспечение клиентов денежными средствами, а также взнос ими наличных денег (далее — операции по обеспечению денежными средствами) осуществляется со счетов, открытых органам Федерального казначейства в подразделениях Центробанка РФ, кредитных организациях (с учетом положений законодательства Российской Федерации) на балансовом счете № 40116 «Средства для выдачи и внесения наличных денег и осуществления расчетов по отдельным операциям» (далее — счет № 40116).

Правилами № 10н предусмотрена возможность обеспечения клиентов наличными денежными средствами с использованием банковских карт и взноса ими наличных денег на карты.

Согласно Указаниям Банка России от 10.12.2012 № 2931-У для учета операций с денежными средствами в валюте Российской Федерации, совершаемых с использованием платежных карт получателями средств бюджетов и организациями, не являющимися участниками бюджетного процесса, в соответствии с Положением Банка России от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт», далее — Положение № 266-П, органам, осуществляющим открытие и ведение лицевых счетов, открываются отдельные лицевые счета с отличительным признаком бюджетного счета «2» в шестнадцатом разряде номера лицевого счета на балансовом счете № 40116 «Средства для выплаты наличных денег и осуществления расчетов по отдельным операциям».

Клиент осуществляет операции с использованием карт в соответствии с договором банковского счета между органом Федерального казначейства и кредитной организацией на открытие счета № 40116 для учета операций по обеспечению денежными средствами клиентов с использованием карт и требованиями Положения № 266-П (п. 36 Правил № 10н).

Для перечисления денежных средств на банковскую карту учреждения, выданную уполномоченному работнику, получатель средств бюджета (неучастник бюджетного процесса) представляет в орган Федерального казначейства по месту обслуживания не позднее дня, предшествующего дню получения денежных средств, Заявку на получение наличных денежных средств, перечисляемых на карту (ф. 0531243) (п. 11 Правил № 10н).

На счета № 40116, предназначенные для учета операций, совершаемых клиентами с использованием карт, также поступают суммы возврата денежных средств за товары (работы, услуги), ранее оплаченные клиентами с использованием карт, перечисляемые кредитными организациями, осуществляющими расчеты с организациями — поставщиками товаров (работ, услуг) по операциям, совершаемым с использованием карт (далее — кредитные организации-эквайеры).

При внесении денежных средств с использованием карт (при возврате денежных средств кредитной организацией — эквайером) клиент в день внесения средств представляет в орган Федерального казначействаРасшифровку сумм неиспользованных (внесенных через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств) средств (ф. 0531251), подписанную руководителем и главным бухгалтером (уполномоченными руководителем лицами) (п. 42 Правил № 10н).

В случае полного или частичного неиспользования клиентом перечисленных на карты средств в течение сорока пяти календарных дней со дня перечисления, не считая дня перечисления, клиент представляет в орган Федерального казначейства Расшифровку (ф. 0531251) для возврата невостребованной суммы со счета № 40116 на соответствующие счета органа Федерального казначейства (соответствующие счета финансового органа, соответствующие счета органа управления внебюджетным фондом) (п. 44 Правил № 10н).

Таким образом, по картам, выпущенным в рамках договора с органом Федерального казначейства, возможно осуществление следующих операций:

  • получение наличных денежных средств в банкоматах;
  • получение наличных денежных средств в специальных пунктах выдачи;
  • внесение наличных денег на банковскую карту в банкоматах и в пунктах выдачи наличных.

Согласно пункту 230 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, для учета расчетов учреждения с органом Федерального казначейства (финансовым органом соответствующего бюджета), возникающих по операциям с наличными денежными средствами, предназначен счет 21003 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам».

Бухгалтерские записи по отражению указанных операций для средств субсидии на выполнение государственного (муниципального) задания и документы программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», которыми они формируются, приведены в таблице.

Бухучет по операциям с дебетовой картой для бюджетного учреждения

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

Мне нужны проводки по операциям с дебетовой картой для бюджетного учреждения (можно практические примеры)

Ответ

Отвечает Людмила Абрамова, эксперт

К сожалению, практических примеров операций с использованием дебетовых карт в настоящее время в системе нет.

Предлагаем корреспонденции счетов в соответствии с Инструкцией №174н.

Получение наличных со счета учреждения в кассу с использованием банковских карт отражайте проводками (п. 115 Инструкции 174н):

Дебет 0.210.03.560 Кредит 0.201.11.610

— отражено списание денег с лицевого счета учреждения на карту (на основании выписки из лицевого счета);

Дебет 0.201.34.510 Кредит 0.210.03.660

— поступили денежные средства в кассу.

Для сдачи выручки с использованием банковских карт используйте счет 201.23 «Денежные средства учреждения в кредитной организации в пути» (пункты 77, 78 Инструкции №174н):

Дебет 0.201.23.510 Кредит 0.201.34.610

— выбытие денежных средств из кассы учреждения при внесении средств с использованием банковских карт через банкомат;

Дебет 0.201.11.510 Кредит 0.201.23.610

– поступление на лицевой счет учреждения.

Перечисление подотчетных сумм на карту учреждения и отражение расходов подотчетника см. в развернутом ответе в рекомендации 1 и в справочнике 3.

Обоснование

1.Из рекомендации Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга

Как выдать деньги под отчет

Учреждение вправе выдать деньги сотруднику под отчет как наличными, так и на банковскую карту. Смотрите, как учесть выдачу денег под отчет на командировочные расходы.

Выдача подотчетных сумм наличными

Деньги для выдачи под отчет получите в кассу:

  • со счета учреждения. Подробнее;
  • через банкомат или пункт выдачи наличных с использованием карты учреждения (п. 36 Правил, утвержденных приказом Казначейства России от 30 июня 2014 № 10н).

Уполномоченные сотрудники учреждений могут оплачивать товары, работы и услуги непосредственно самой банковской картой – через электронный терминал и другие устройства. Операции с использованием карт проводятся без взимания комиссии. Об этом сказано в пункте 36 Правил, утвержденных приказом Минфина России от 30 июня 2014 г. № 10н.

Способ выдачи денег под отчет сотрудникам пропишите в Положении о расчетах с подотчетными лицами.

В учете бюджетных учреждений:

Перечисление подотчетных сумм на зарплатную карту сотрудника или на карту учреждения отразите следующими проводками.

Содержание операции

Дебет счета

Кредит счета

Перечисление на зарплатную карту:

1.

Перечислены подотчетные суммы на зарплатную карту (на основании выписки из лицевого счета)

0.201.11.610
одновременно увеличение забалансового счета 18

(соответствующие КВР, КОСГУ)

Перечисление на карту учреждения:

1.

Перечислены со счета учреждения деньги на карту (на основании выписки из лицевого счета)

0.210.03.560
одновременно увеличение забалансового счета 17 (код аналитики 510)

0.201.11.610
одновременно увеличение забалансового счета 18 (код аналитики 610)

2.

Отражены расходы (получение наличных) подотчетника с карты (на основании заявления о выдаче аванса и Сведений ф. 0531246)

0.210.03.660
одновременно увеличение забалансового счета 18

(соответствующие КВР, КОСГУ)

ХХ – аналитический код группы и вида синтетического счета объекта учета. Подробнее о том, какие аналитические счета нужно применять в зависимости от объекта учета и содержания операции, см. здесь.

Такой порядок установлен пунктами 73, 105 Инструкции № 174н, пунктами 365, 367 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

2. Из рекомендации Юлии Камардиной, советника руководителя Федерального казначейства

Как получить наличные деньги со счета учреждения в кассу

В учете бюджетных учреждений:

Получение наличных денег со счета учреждения в кассу отразите проводками:

Содержание операции

Дебет счета

Кредит счета

1.

Списаны деньги с лицевого счета учреждения (на основании заявки ф. 0531802)

0.210.03.560
одновременно увеличение забалансового счета 17 (код аналитики 510)

0.201.11.610
одновременно увеличение забалансового счета 18 (код аналитики 610)

2.

Поступили деньги в кассу (на основании приходного кассового ордера)

0.201.34.510
одновременно увеличение забалансового счета 17 (код аналитики 510)

0.210.03.660
одновременно увеличение забалансового счета 18 (код аналитики 610)

Такой порядок установлен пунктами 114, 115 Инструкции № 174ни пунктами 365, 367 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, а в части забалансовых счетов 17 и 18 порядок рассмотрен в примере 4 письма Минфина России от 15 апреля 2015 № 02-07-07/21402.

О том, как отразить в бухучете возврат неиспользованных денег на лицевой счет (восстановление кассовых расходов), см.:

  • бухучет: сдача налички кассиром;
  • бухучет: сдача налички инкассаторами.

3.Из справочника

Основные изменения Инструкции № 174н

Изменения с 1 января 2016 года

Измененные положения и нововведения

До внесения изменений

После внесения изменений

Изменения в Инструкции к плану счетов

Денежные средства в пути

Расширен перечень операций, при совершении которых нужно применять счет 0.201.23.000«Денежные средства учреждения в кредитной организации в пути»

Поступление средств

1. При поступлении оплаты дебиторской задолженности по карте через платежный терминал, установленный в кассе:

Дебет 2.201.23.510 Кредит 2.205.31.660 (0.206.00.660, 0.208.00.660, 0.209.00.660)
– принята оплата за товары (работы, услуги), возврат ранее выданных авансов, средств в возмещение ущерба через платежный терминал.

2. При работе с инкассаторами:

Дебет 0.201.23.510 Кредит 0.201.34.610
– переданы деньги из кассы инкассаторам.

Аналогичная проводка оформляется при выбытии денег из кассы для их зачисления на балансовый счет № 40116 «Средства для выплаты наличных денег и осуществления расчетов по отдельным операциям» с использованием карт через банкомат (электронный терминал)

(подп. «а» п. 3.45 Изменений, утвержденных приказом Минфина России от 31 декабря 2015 г. № 227н).

Выбытие средств

Основанием для отражения в учете нижеприведенных проводок являются документы, которые подтверждают зачисление средств на лицевой счет.

1. При зачислении средств, полученных через терминал или переданных инкассаторам на лицевой счет:

Дебет 0.201.11.510 Кредит 0.201.23.610
– поступили на лицевой счет инкассируемые суммы, а также суммы, внесенные через банкомат с использованием расчетных (дебетовых карт), возврата задолженности через терминал.

2. При зачислении средств на балансовый счет № 40116 из кассы учреждения:

Дебет 0.210.03.560 Кредит 0.201.23.610
– поступили средства на балансовый счет № 40116.

Данную проводку нужно делать, только если средства на счет зачислили в операционный день, отличный от дня перечисления из кассы

(подп. «б» п. 3.46 Изменений, утвержденных приказом Минфина России от 31 декабря 2015 г. № 227н)

Расчеты с подотчетниками

Расчеты с подотчетником через дебетовую банковскую карту

Добавлены проводки:

Дебет 0.208.00.560 Кредит 0.210.03.660
– отражено расходование (снятие наличных) средств подотчетником с дебетовой банковской карты;

Дебет 0.201.23.510 Кредит 0.208.00.660
– возвращены остатки подотчетных сумм через дебетовую банковскую карту

(абз. 2 п. 3.59, подп. «б» п. 3.60 Изменений, утвержденных приказом Минфина России от 31 декабря 2015 г. № 227н)

Полезные актуальные материалы для бухгалтеров:

Как главбух может подставить бухгалтеров перед судом

Как спастись от штрафа, если не выдавали расчетные листки

Как контролеры проверят, ведете ли вы учет по новым стандартам

КВР и КОСГУ: к чему обязательно придерутся ревизоры

Сервис для формирования учетной политики (обновлен!)

Не нашли ответ на свой вопрос?
Задайте его экспертам «Системы Госфинансы»

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: